保護者会

役員会議事録


役員会議事録
日時 平成11月20日(木) 17:30〜
出席者 顧問・虫明先生 会長・小柴 副会長・小用・岩田・田辺 会計・井上 衣装・鈴木あ 書記・濱田

◎来年度の役員体制について
 ・役員は負担が大きい仕事と思われていて、毎年役員を引き受けてくれる人がなかなか見つからないので、お手伝いをしてくれる人を増やすため、体制を変更してみてはどうか
・会長、副会長などを置かず、仕事を分担した係制にする(案)
 ・各係、3人ずつ。係内で協力してもらって交代で分担してやってもらっても…その係の人たち3人が情報を共有していてもらう
 ・打ち合わせなどの会議の時は各係1名以上出席してもらう。


 ●学年係・・・先生、各係との諸連絡・連携(主に学校側・各係とのやり取り)
 ●会計・書記・・・年4回の会費の集金、各種活動費の支払い、役員会の議事録
 ●ベルマーク・団券・・・ベルマークの回収、集計作業の日程調整、協会への発送手続き、演奏会等の際の電車の団体割引切符の手配
 ●募集・タイムスケジュール・・・毎月の放課後見守り募集・演奏会のお手伝い募集・タイムスケジュール作成
 ●衣装・・・ユニフォームを年度末に配布、年度の終わりに回収クリーニング、途中入退部の際の対応
・会計・書記係、ベルマーク・団券係、募集・タイムスケジュール係、衣装係は主に保護者とのやりとり
  ・ベルマーク・団券係以外はメールを使用するため、パソコンによるインターネットの環境がある人
 ○変更するにあたって
・保護者会の会則の見直し・変更をする(保護者会の項)
  ・各係の簡単な引継ぎ用のマニュアルを作っておいたほうがよいのでは 
・2月の総会で新体制についての説明をする。
  ・この総会では役員や係などは決めない事を記載する
  ・新入部員保護者向けの説明会と総会を時間で区切った方がよいのではないか
   →現在いる部員の保護者には新入部員保護者説明会は不必要なため
・総会のお知らせに終了予定時間も記載したほうが、多くの方に出席してもらえるのではないか
  ・総会で役員を決めないのであれば終了時間は早くなる
  ・総会後に係決めをしなければならないので、開催日時は昨年より1週間くらい早め(2月中旬)に設定する
  ・係になった人をサポートするため現役員が1人ずつは残ったほうがよいのでは
 ○その他
  ・会計について…体制が変わってもお金の出し入れは1人の方がいいのでは
          通帳の名前が立ち上げ当初の保護者会会長の名前になっているので名前の変更をしたほうがよいか…
          
  ・入部予定の保護者資料に載せる保護者の感想のアンケートを1月中旬に配布予定
  ・活動報告・見守りを初めてお願いする時は不安にならないように、仕事の内容をプリントやメールでお知らせする
  ・バンドフェアのチケットは希望通りの枚数が取れそう
  ・12月18日(木)に会費・バンドフェアのチケット代の集金予定

書記 濱田

2014年11月20日(木) No.70 (保護者会)

第6回役員会


役員会サ鳥録


役員会議事録
日時 平成26年11月13日(木)17時30分〜
出席者 顧問・虫明先生 会長・小柴 副会長・小用・岩田・田辺 
会計 井上・峯 衣装 川井 書記 濱田

◎11月24日(月・祝)千住音楽祭
 会場・第一中学校(京成本線 千住大橋駅より徒歩1分) 体育館
 時間・13時開演 出演順癸押崛雜兇離沺璽繊
               「空も飛べるはず」
               「ひょっこりひょうたん島」
               「エレメンツマーチ」
 募集 引率・楽器運搬2台・活動報告・撮影係
 当日の予定
  8:00 音出し
 11:20 楽器積み込み
 11:30 学校出発(徒歩)
 12:00 一中到着
 13:00 開演
 15:30 終了
 16:30 学校到着後片づけ
       解散予定
 ・運搬車は線路側の門から入る
 ・楽器置場:1Fランチルーム
 ・チューニング:4F音楽室12:40〜
 ・全てのプログラムが終了後搬出
◎12月6日(土)双葉小10周年行事
 募集 活動報告・撮影係 →顧問確認
◎12月21日(日)バンドフェア
 会場 江戸川文化センター(新小岩駅)
 時間 午前 10:44 出演順癸魁屮┘譽瓮鵐張沺璽繊
                  「ノンストップ・ザ・クラシックス」
 募集 引率・楽器運搬・活動報告・ドア係3名
    ドア係→ 8:45〜打ち合わせ 
  当日の予定
   8:50 新小岩着予定 徒歩15分
   9:45 開場
  12:18 演奏会終了
    ※3歳まで膝上可(座席なし)・4歳以上はチケット必要

☆活動報告☆
 ◎10月4日(土) 元宿こども園運動会
  ・生演奏でのパラバルーンはとてもよかった。
  ・感動したとの声も聞けた。
 ◎10月5日(日) 第5地区運動会
 ◎10月18日(土) 中休み演奏
 ◎10月26日(日) 住区まつり
 ◎11月2日(日) 帝京科学大学・桜科祭
  ・楽器の出し入れを大学生が手伝ってくれた。丁寧に扱ってくれてよかった。
 ◎11月2日(日) 双葉小・収穫祭
  ・午後の練習がお休みだったため、収穫祭も楽しめてよかったのではないか。
その他
 ◎衣装   ユニフォームの返却状況→3名退部 連絡済
 ◎一般会計 会費の返却状況→返却済み
 ◎特別会計 足立フェスタの報告 ※別紙報告書
Aフェスタ
  ・売り歩く際、部員などお手伝いの小学生だけで行かせるのは危険だった。お手伝いの中学生などを付ける等したほうがよかった。
   (本来、売り歩きは禁止なので注意)
  ・会計(お金)の大元の場所は大人か中学生にしたほうがよい。
  ・お手伝いの担当場所をあらかじめ決めておいたほうがよかったのでは。
 
●次年度の活動・役員について
  ☆日々の練習場所があること。
  ☆発足時からの最終的な目標は、将来的に「地域のバンド」になる事なので活動が続けていけるようサポートしていく。
○会費について
  ・特別会計を頼りに活動しているが、一般会計でまわせるように部費を見直してもよいのではないか。→その際、講師費等、活動主体で考える。
  ・地域重視のはずがお金のかかるのはコンクールなので考え直してみるのも。
  ・部員数が減ったこと、今年は寄付が無かったので部費の見直しも考えてもいいのではないか。
○役員体制について
  ・「会長」という肩書が重く引き受けてもらい辛いので、係り制にして分担する方法はどうか。
  ・「地域担当係」「先生との連絡係」・「募集係」「タイムスケジュール係」・
「団券係」「ベルマーク」・「会計係」・「衣装係」・「書記係」など・・・
   →後日、改めて相談
◎アンサンブルについて
   ・1部 金管2組   午前
    2部 打楽器    午後

書記 浜田
2014年11月13日(木) No.69 (保護者会)

第5回役員会